Modernes Dokumentenmanagement (DMS) ist spätestens seit Inkrafttreten neuer gesetzlicher Vorgaben bei vielen Unternehmen ein wichtiges Thema geworden. DMS ermöglicht neben der Einführung neuer, effektiver Arbeitsabläufe auch die konsistente Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie z. B. langjähriger Aufbewahrungspflichten und dem „Recht auf Vergessen“.

Was bedeutet der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems in der Praxis?

Beim BASYS Brinova Themen-Vormittag am 25.10.18 in der Feuerwache der Bremer Überseestadt gingen wir zusammen mit den Expert:innen der windream GmbH dem Thema DMS und Archivierung auf den Grund.

• Um in der Praxis Zeit zu sparen, müssen alle Daten immer verfügbar sein.
• Integration in führende Anwendungen (E-Mail, ERP, CRM, …)
• Einfache Suche nach Dokumente oder nach deren Inhalten.
• Die sichere, langfristige und nachweislich unveränderbare Archivierung muss gewährleistet sein.

Das windream ECM-System ist vollständig in Windows integriert und kann einfach im bestehenden System integriert werden. Anwender:innen nutzen die zusätzlichen Funktionen direkt aus den Anwendungen wie CRM, ERP, Browser oder E-Mail-Client. Für Unternehmen, die nicht den vollen Funktionsumfang eines ECM-Systems nutzen wollen, können ihren Dateiserver einfach ersetzen durch die windream Filesystem-Archivierung.

Die windream-Lösung der Filesystem-Archivierung ersetzt einen konventionellen Dateiserver einfach durch ein revisionssicheres Archivierungssystem mit integriertem hierarchischem Speichermanagement auf der Basis einer hochmodernen Storage Technologie. Diese Technologie ermöglicht es Anwender:innen, unterschiedlichste Speichersysteme – z. B. Festplattenarrays, optische Laufwerke usw. – der verschiedensten Hersteller ohne jeglichen Programmieraufwand in die Filesystem-Archivierung zu integrieren.

E-Mail Archivierung mit Microsoft Outlook und Exchange Server

Das E-Mail-Archivierungssystem windream Exchange archiviert sowohl alle Nachrichtentexte als auch die assoziierten Anlagen. Auf der Clientseite werden die Mails aus Microsoft Outlook vom Exchange Server nach windream verschoben. Dieser Prozess erfolgt nach individuell definierbaren Regeln, die sich mithilfe eines Editors schnell und komfortabel erstellen lassen.

Effiziente Verarbeitung eingehender Rechnungen mit komfortabler Erfassung, Prüfung und Weiterverarbeitung

Ein modernes, IT-gestütztes Rechnungsmanagement spielt im Alltag der Unternehmen – unabhängig von ihrer individuellen Größe – eine zentrale Rolle. Wurden eingehende Rechnungen in der Vergangenheit noch als Papierdokumente per Post empfangen, kopiert, gestempelt und als Kopien an die involvierten Fachabteilungen weitergeleitet, so übernehmen heutzutage moderne Software-basierte IT-Lösungen diese Prozesse.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Keine umständliche Aktenablage, kein zeitraubender Gang zum Kopierer, kein großer Platzbedarf für die Lagerung der Akten. Stattdessen: eine rein elektronische Rechnungsverarbeitung mit exakt definierten Geschäftsprozessen, mit deutlich schnelleren Durchlaufzeiten und mit einer automatisierten und sicheren Ablage im elektronischen Archiv – einschließlich schneller Recherche.

Genau diese Vorteile bietet die windream-Lösung zum Management eingehender Rechnungen, das windream-Invoice-Management. Egal, ob Rechnungen auf Papier zugestellt und zunächst gescannt werden, oder ob sie bereits in elektronischer Form vorliegen:  Alle Rechnungen werden nach individuell definierbaren Kriterien und Geschäftsprozessen verarbeitet – von der Digitalisierung der Eingangsrechnungen über die Prüfung, Verteilung und Weiterleitung bis hin zur abschließenden Buchung.

Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen mit dem Thema DMS um? Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.