Dies beinhaltet das Erfassen, Speichern und Abrufen von Dokumenten in verschiedenen Formaten. Es ermöglicht auch Versionierung, sodass Benutzer:innen Änderungen an Dokumenten nachverfolgen können.

Die wichtigsten Features

• Digitaler Arbeitsplatz: Unabhängiger Zugriff auf Dokumente, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
• Benutzerfreundlichkeit: Integration mit dem Windows Explorer für eine vertraute Benutzeroberfläche.
• Mobilität: Ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente von beliebigen Endgeräten.
• Rechtskonformität: Archivierung von Dokumenten gemäß GoBD und EU-DSGVO.
• Sicherheit: Ausgefeiltes Rechtekonzept zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff.
• Integration: Leistungsfähige Anbindung an Drittprodukte für erweiterte Funktionalität.

Der windream Dynamic Workspace ist eine innovative Lösung, die darauf abzielt, die Effizienz und Flexibilität des Dokumentenmanagements zu erhöhen und gleichzeitig eine benutzerfreundliche und zukunftsorientierte Plattform zu bieten. Sie trägt dazu bei, die digitale Transformation von Unternehmen zu fördern.

Die Schlüsselmerkmale

• Integrierte Plattform: Der Dynamic Workspace ist das neue Web Frontend für alle ECM-Aufgaben und mehr. Es integriert Dokumente, Prozesse, Informationen und Lösungen in einer zentralen Anwendung.
• Mobilität und Flexibilität: Der Dynamic Workspace wurde entwickelt, um nicht nur auf dem Desktop, sondern auch auf mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones zugänglich zu sein. Dies ermöglicht ein effizientes mobiles Arbeiten ohne Einschränkungen.
• Zukunftsorientiert: Der windream Dynamic Workspace gibt einen Ausblick darauf, wie die digitale Arbeitswelt von morgen gestaltet sein wird. Er ermöglicht es Benutzer:innen und Unternehmen, Dokumentenmanagement, Workflows sowie Drittanwendungen unter einer gemeinsamen und anpassbaren Web-Oberfläche darzustellen.

E-Mail-Archivierung ist ein wesentlicher Aspekt des Informationsmanagements in Unternehmen. Es bezieht sich auf den Prozess des Speicherns von E-Mails in einem System, das sowohl die schnelle Wiederherstellung von E-Mails als auch die Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen ermöglicht.

Die Schlüsselmerkmale

• Integration in Microsoft Outlook: windream bietet eine nahtlose Integration in Outlook, wodurch Benutzer:innen direkt aus ihrer gewohnten Umgebung heraus archivieren können.
• Regelbasierte Archivierung: Unternehmen können spezifische Regeln für die Archivierung festlegen, um sicherzustellen, dass alle relevanten E-Mails korrekt gespeichert werden.
• Entlastung des Servers: Durch das Archivieren von E-Mails wird Speicherplatz auf dem Hauptserver freigegeben, was dessen Leistung verbessert.
• Rechtssicherheit: Die Lösung entspricht den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland, wie den GoBD und dem HGB.
• Sicherheit: Archivierte E-Mails sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.
• Effiziente Suche: Das System ermöglicht eine schnelle und genaue Suche nach archivierten E-Mails.

Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, ist in der heutigen Zeit wichtiger denn je. Daher ist es essentiell, nach effizienten und sicheren Lösungen zu suchen, die den Mitarbeitenden ein produktives Arbeiten im Homeoffice ermöglichen.

Zugriff auf Unternehmensdokumente:
Mitarbeitenden wird es ermöglicht, von zu Hause aus auf den Dokumentenbestand des Unternehmens zuzugreifen. Dies erfordert nicht nur eine technische Infrastruktur, sondern auch spezielle Tools, die eine gezielte Dokumentenverwaltung ermöglichen, ähnlich wie am Arbeitsplatz im Unternehmen.

windream for Microsoft Teams:
Microsoft Teams hat sich als eines der am häufigsten genutzten Systeme für Online-Konferenzen und Chats etabliert. Windream hat eine Integration in MS Teams entwickelt, die es ermöglicht, in Teams erstellte oder geteilte Dokumente, Chat-Beiträge und Bilder in einem firmeninternen, von der Microsoft-Cloud unabhängigen Speichersystem zu archivieren. Dies bietet maximalen Schutz vor Datenverlust und sorgt dafür, dass alle Informationen revisionssicher gespeichert werden.

Mobiles Arbeiten mit windream Dynamic Workspace:
Der windream Dynamic Workspace ist eine innovative Lösung, die mobiles Arbeiten unterstützt. Es handelt sich um eine Plattform, die den Zugriff auf Dokumente und die Zusammenarbeit von überall aus ermöglicht.

Compliance-Management ist ein zentrales Thema für Unternehmen, das sich mit der Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen befasst. Es werden Lösungen angeboten, die Unternehmen dabei unterstützen, diese Anforderungen effizient und effektiv zu erfüllen.

Compliance-Anforderungen ermöglichen geschäftliche Vorteile

• GoBD, EU-DSGVO, GeBüV: Die Einhaltung dieser und anderer rechtlicher Anforderungen kann oft als bürokratische Belastung wahrgenommen werden. Allerdings kann die richtige Umsetzung dieser Vorschriften zu erheblichen Wettbewerbsvorteilen führen.
• Vermeidung von Bußgeldern: Durch die Einhaltung von Datenschutzvorschriften und anderen gesetzlichen Anforderungen können Unternehmen potenzielle Bußgelder vermeiden.
• Vorteile in der Datensicherheit: Die richtige Umsetzung von Compliance-Anforderungen kann auch zu einer verbesserten Datensicherheit und einer ständigen Verfügbarkeit von Informationen führen.

Die digitale Aktenverwaltung ist ein zentrales Element moderner Informationsmanagement-Systeme. Sie ermöglicht es, Dokumente und Daten effizient und strukturiert zu organisieren, zu speichern und bei Bedarf schnell wiederzufinden.

Digitale Akten und Dokumente erleichtern das (Arbeits-)Leben

• Erstellung digitaler Akten: Es können verschiedene Arten von digitalen Akten erstellt werden, beispielsweise Personal-, Lieferanten-, Kunden- oder Vertragsakten. Dies erleichtert die Organisation und den Zugriff auf relevante Informationen.
• Rechtskonforme Archivierung: Die digitale Aktenverwaltung stellt sicher, dass alle Akten rechtskonform archiviert werden. Dies ist besonders wichtig, um gesetzliche Anforderungen und Vorschriften zu erfüllen.
• Schutz vor unbefugtem Zugriff: Dank eines dynamischen Rechtekonzepts sind die digitalen Akten vor unbefugtem Zugriff geschützt. Dies gewährleistet die Sicherheit sensibler Daten und Informationen.
• Verwaltung über den Windows Explorer: Digitale Akten können auch einfach über den Windows Explorer verwaltet werden. Dies bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und erleichtert die Handhabung.
• Schnelle und gezielte Recherche: Die Recherchefunktion ermöglicht eine schnelle und gezielte Suche nach Informationen in digitalen Akten. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz.
• Automatische Datenablage: Die automatische Datenablage vereinfacht den Prozess der Datenspeicherung.