Sensitivity Labels und Conditional Access: Ein starkes Duo für mehr Sicherheit in der Cloud

Wie können Unternehmen ihre sensiblen Daten wirksam schützen, ohne die Produktivität einzuschränken? Sensitivity Labels und Conditional Access aus dem Microsoft-365-Ökosystem bieten leistungsstarke Lösungen, um genau das zu erreichen. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie mit diesen Technologien Sicherheitsrisiken minimieren und gleichzeitig Ihre Compliance-Anforderungen erfüllen.

Inhalt:

1. Sensitivity Labels
2. Conditional Access
3. Integration mit weiteren Microsoft-Sicherheitslösungen
4. Warum professionelle Unterstützung den Unterschied macht

Sensitivity Labels: Schutz sensibler Daten

Zugriffe auf Unternehmensdaten können ein Einfallstor für Sicherheitsrisiken sein – wie können diese zuverlässig abgesichert werden, ohne den Arbeitsfluss zu behindern?  Sensitivity Labels von Microsoft 365 liefern die Antwort. Sie helfen dabei, sensible Dokumente zu identifizieren, sicher zu klassifizieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen – selbst über Unternehmensgrenzen hinaus. Die Nutzung von Sensitivity Labels ermöglicht es, vertrauliche Dateien präzise zu kennzeichnen und sicher zu teilen.

Die Stärke von Sensitivity Labels

Sensitivity Labels schützen Ihre sensiblen Daten genau dort, wo es nötig ist – von der Erstellung bis zur Weitergabe der Dokumente. Damit behalten Sie jederzeit die Kontrolle und vermeiden ungewollte Zugriffe. Dabei profitieren Unternehmen konkret von folgenden Vorteilen:

✔ Automatisierte Klassifizierung und die Vergabe von Labeln bietet Schutz, spart Zeit und vermeidet Fehler.
✔ Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie der DSGVO durch automatisierte Sicherheitsmechanismen von Microsoft 365.
✔ Optimierte Arbeitsabläufe: Labels arbeiten nahtlos im Hintergrund und stören den täglichen Workflow nicht.

Funktionsweise anhand eines Praxisbeispiels

Angenommen, Ihr Unternehmen erstellt einen Jahresabschlussbericht mit sensiblen Daten, die ausschließlich für die Geschäftsleitung bestimmt sind. Mit Sensitivity Labels können Sie dieses Dokument gezielt schützen:

• Automatische Klassifizierung: Sicherheit durch Kennzeichnung
  Sensible Inhalte wie „Gewinn“ oder „Budget“ werden automatisch erkannt und das Dokument als „Vertraulich – Geschäftsführung“ klassifiziert. Alternativ können die Benutzerinnen und Benutzer das Dokument manuell labeln, um sicherzustellen, dass die Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden.

• Schutz durch Richtlinien: Kontrolle mit System
  Mit der Zuweisung des Labels greifen automatisch Schutzmaßnahmen wie die Zugriffskontrolle, die sicherstellt, dass nur Mitglieder der Geschäftsleitung und somit autorisierte Benutzerinnen und Benutzer den Bericht öffnen können. Das Dokument wird verschlüsselt, sodass selbst bei versehentlichem Versand an Unbefugte kein Zugriff möglich ist. Das Weiterleiten, Drucken oder Kopieren werden deaktiviert, um eine unautorisierte Verbreitung zu verhindern.

• Transparente Benutzeroberfläche: Klare Sicht auf den Schutzstatus
  Das Label wird in Programmen wie Word, Excel oder Outlook prominent angezeigt. Mitarbeitende des Unternehmens erkennen sofort, wie das Dokument zu behandeln ist, und erhalten klare Hinweise zu den geltenden Schutzmaßnahmen und der Freigabe der Datei. Dies gilt auch für Dokumentbibliotheken in Microsoft SharePoint.

• Zusätzlicher Schutz bei externer Zusammenarbeit
  Auch bei der Weitergabe des Berichts an externe Partner, z. B. Wirtschaftsprüfer, bleiben Ihre Daten geschützt. Ein Gastzugriff wird individuell eingestellt und durch Multi-Faktor-Authentifizierung abgesichert. Der Zugriff ist zeitlich begrenzt, sodass keine Langzeitzugriffe möglich sind.

Herausforderungen und Risiken bei der Implementierung

Die Definition und Implementierung von Sensitivity Labels ist alles andere als trivial – jede Branche, jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen. Ohne eine durchdachte Strategie bleibt die Kontrolle über sensible Informationen somit auf der Strecke. Die Einführung von Microsoft Sensitivity Labels bringt somit auch einige Hürden mit sich, die schnell zu Risiken führen können:

• Fehlende Klassifikationsstruktur: Ohne individuell angepasste Regeln bleiben sensible Dateien ungeschützt oder Arbeitsabläufe werden behindert.

• Sicherheitslücken: Zu lockere oder falsch konfigurierte Richtlinien ermöglichen unbefugten Zugriff auf vertrauliche Dokumente.

• Mangelnde Schulung: Unklare Vorgaben bei der Nutzung der Labels führen zu Fehlern und gefährden die Sicherheit der vertraulichen Dateien.

• Integration in bestehende Systeme: Probleme bei der technischen Einrichtung können Schutzmaßnahmen in der Anwendung unwirksam machen.

Conditional Access: Zugriffsmanagement

Remote-Arbeit, mobile Geräte und internationale Teams bringen Flexibilität – und Angriffsrisiken. Phishing-Versuche, gestohlene Passwörter oder unsichere Netzwerke können schnell zum Problem werden, wenn Zugriffe nicht überwacht werden. Fehlende Schutzmaßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung oder klare Richtlinien führen schnell zu Sicherheitslücken. Auch für Benutzerinnen und Benutzer, die von unterwegs arbeiten, bleibt oft unklar, wie sie sicher auf interne Ressourcen zugreifen können.

Warum Conditional Access unverzichtbar ist

Mit Conditional Access, einer zentralen Funktion innerhalb von Microsoft 365, sichern Sie den Zugriff auf Ihre Organisation ab. Diese Technologie prüft, ob alle notwendigen Bedingungen für eine sichere Anmeldung erfüllt sind, bevor der Zugriff gewährt wird.

• Maximale Sicherheit: Daten und Systeme bleiben geschützt, selbst wenn Mitarbeitende mobil oder international arbeiten.
• Effizienzsteigerung: Mitarbeitende erhalten nur Zugriff auf die Ressourcen, die sie wirklich benötigen.
• Anpassung an neue Bedrohungen: Conditional Access entwickelt sich weiter und reagiert dynamisch auf neue Sicherheitsanforderungen

Praxisbeispiel: Sicherer Zugriff mit Conditional Access

Ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens möchte während einer Zugfahrt mittels mobilem Hotspot auf firmeninterne Daten zugreifen. Dank Conditional Access ist der Zugriff nicht nur möglich, sondern auch umfassend gesichert:

Überprüfung von Sicherheitsbedingungen

Beim Login prüft Conditional Access, ob die notwendigen Bedingungen erfüllt sind:

• Der Mitarbeitende meldet sich mit seinem Passwort und einem zusätzlichen Code aus der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) an.
• Das genutzte Gerät ist als vertrauenswürdig registriert und entspricht den Sicherheitsanforderungen Ihrer Organisation.
• Die Netzwerkverbindung, in diesem Fall das mobile Internet, wird auf Sicherheitsrisiken überprüft und als akzeptabel eingestuft.

Dynamische Richtlinien: Anpassung in Echtzeit

Das System erkennt, dass der Zugriff von einem mobilen Netzwerk aus erfolgt. Um das Risiko zu minimieren, wird der Zugriff eingeschränkt: Der Mitarbeitende kann die Daten zwar lesen und bearbeiten, aber weder herunterladen noch weiterleiten – so bleibt der Schutz gewährleistet, ohne die Produktivität einzuschränken.

Proaktiver Schutz: Sicherheitsrisiken rechtzeitig erkennen

Sollte das System ungewöhnliche Aktivitäten feststellen, z. B. eine Anmeldung zur selben Zeit aus einem anderen Land, wird der Zugriff automatisch blockiert. Eine Benachrichtigung an die IT-Abteilung stellt sicher, dass der Vorfall umgehend überprüft wird.

Hürden und potenzielle Gefahren bei der Einführung

Conditional Access eröffnet viele Möglichkeiten, birgt jedoch auch Herausforderungen, die ohne einen strukturierten Ansatz zu folgenden Problemstellungen führen können:

• Komplexität der Richtlinien: Bedingte Zugriffsregeln müssen exakt auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt werden, sonst entstehen Sicherheitslücken oder unnötige Barrieren.
• Unzureichende Sicherheitsprüfung: Wenn Bedingungen wie Multi-Faktor-Authentifizierung oder Gerätezertifizierungen nicht präzise definiert werden, bleiben Sicherheitslücken bestehen.
• Fehlende Integration: Conditional Access entfaltet seine volle Wirkung nur in Verbindung mit anderen Sicherheitslösungen, z. B. Microsoft Defender oder Sensitivity Labels. Ohne eine abgestimmte Integration entstehen Lücken.
• Reaktionsfähigkeit bei Angriffen: Unklare oder nicht aktivierte Risikoerkennung verhindert, dass verdächtige Anmeldungen rechtzeitig blockiert werden.

Integration mit weiteren Microsoft-Sicherheitslösungen

Conditional Access und Sensitivity Labels sind leistungsstarke Tools, die erst in Kombination mit anderen Microsoft-Sicherheitslösungen ihr volles Potenzial entfalten. Eine ganzheitliche Sicherheitsstrategie basiert auf der nahtlosen Zusammenarbeit dieser Technologien, um Daten und Zugriffe effektiv zu schützen.

• Microsoft Defender for Office 365:
  Diese Lösung schützt E-Mails und Dateien vor Phishing, Malware und anderen Cyberangriffen. In Kombination mit Conditional Access sorgt Defender dafür, dass nur sichere Geräte auf geschützte Ressourcen zugreifen können..
• Azure Information Protection:
  Azure Information Protection erweitert die Funktionen von Sensitivity Labels durch zusätzliche Verschlüsselungsoptionen und Nachverfolgungsmechanismen. So bleiben sensible Daten auch außerhalb des Unternehmens sicher und kontrolliert.
• Microsoft Intune:
  Intune ist eine cloudbasierte Lösung für das Gerätemanagement. Sie ermöglicht es Unternehmen, Richtlinien für mobile Geräte, Laptops und Desktops zu definieren und durchzusetzen. In Kombination mit Conditional Access stellt Intune sicher, dass nur verwaltete und konforme Geräte auf Unternehmensdaten zugreifen können. Zum Beispiel kann ein Gerät, das die neuesten Sicherheitsupdates nicht installiert hat, automatisch vom Zugriff ausgeschlossen werden.

Vorteile der Integration:

✔ Ganzheitlicher Schutz für Daten, Geräte und Zugriffe
✔ Einheitliches Management aller Sicherheitsrichtlinien über das Microsoft-365-Ökosystem
✔ Optimierte Compliance durch eine abgestimmte und skalierbare Sicherheitsstrategie

Die Kombination dieser Lösungen bietet Unternehmen die Möglichkeit, Sicherheitslücken zu schließen, Risiken zu minimieren und gleichzeitig produktive Arbeitsprozesse zu gewährleisten – sowohl vor Ort als auch in der Cloud.

Warum professionelle Unterstützung den Unterschied macht

Die Cloud ist aus der modernen Unternehmensarbeit nicht mehr wegzudenken. Doch mit der Flexibilität kommen auch Herausforderungen: Wie behalten Sie die Kontrolle über sensible Daten? Und wer darf wann auf welche Informationen zugreifen?

Sensitivity Labels und Conditional Access bieten leistungsstarke Möglichkeiten, diese Fragen zu beantworten. Ihre Implementierung erfordert jedoch eine präzise Planung und eine fundierte Sicherheitsstrategie. Ohne professionelle Unterstützung kann es schnell zu Fehleinstellungen oder Sicherheitslücken kommen.

Auf unserer Seite zur umfassenden Datensicherheit in der Cloud erfahren Sie, wie wir Unternehmen dabei helfen, Microsoft 365-Technologien optimal einzusetzen. Von der Schutzbedarfsanalyse über die Umsetzung individueller Sicherheitskonzepte bis hin zur kontinuierlichen Optimierung unterstützen wir Sie bei der Umsetzung Ihrer Ziele.

Informieren Sie sich unverbindlich über unser Vorgehen und wie Sensitivity Labels und Conditional Access in Ihrem Unternehmen sinnvoll integriert werden können.