Ein Intranet dient Unternehmen als zentrale Plattform für den internen Austausch und ermöglicht es, Informationen sowie Dokumente zentral und schnell verfügbar zu machen. Besonders in wachsenden Organisationen oder Teams, die hybride oder remote arbeiten, spielt ein gut strukturiertes Intranet eine wichtige Rolle. Microsoft SharePoint stellt hierbei eine häufig gewählte Lösung dar, die es ermöglicht, ein Intranet flexibel und bedarfsgerecht zu gestalten. Allerdings bringt die Implementierung eines SharePoint-Intranets auch spezifische Herausforderungen mit sich: Die Plattform ist zwar vielseitig anpassbar, aber gerade diese Flexibilität erfordert eine sorgfältige Planung und Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens. Von der zentralen Verwaltung der Inhalte bis hin zur sinnvollen Vernetzung von Abteilungen sind eine klare Struktur und eine fundierte Bedarfsanalyse notwendig, um die Vorteile von SharePoint optimal zu nutzen und mögliche Stolpersteine frühzeitig zu identifizieren und zu überwinden.

Inhalt:

• Aufbau und Bausteine eines SharePoint-Intranets
• Vorteile eines Intranets mit SharePoint Online
• Herausforderungen bei der Implementierung
• Fazit zum Einsatz von SharePoint

Aufbau und Bausteine eines SharePoint-Intranets

Der wesentliche Aufbau eines SharePoint-Intranets basiert auf einer klaren Struktur und den sogenannten Webparts. Diese Webparts sind anpassbare Bausteine, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, auf alle relevanten Inhalte und Funktionen zuzugreifen. Ein gut durchdachter Aufbau mit den richtigen Webparts ist entscheidend, damit das Intranet für alle Teams im Unternehmen übersichtlich und leicht zugänglich bleibt.

Beispiele für wichtige Webparts:

• Dokumentenbibliothek: Ein zentraler Ablageort für Dateien und Dokumente, der Abteilungen und Projektteams schnellen Zugriff auf alle benötigten Dokumente und Dateien bietet. Durch die Verwendung von Microsoft SharePoint bleibt die Zusammenarbeit strukturiert und effizient, da alle Dokumente zentral und geordnet abgelegt werden können.

• Newsfeed oder Ankündigungen: Ein Bereich für aktuelle Informationen und Inhalte, der die Kommunikation im Unternehmen stärkt und dafür sorgt, dass alle auf dem neuesten Stand bleiben.

• FAQ oder Wissensdatenbank: Ein hilfreiches Webpart für häufige Fragen, das die Mitarbeitenden unterstützt und den IT-Support entlastet, indem es grundlegende Informationen und Antworten bietet.

Ein gut strukturiertes SharePoint-Intranet mit durchdachten Seiten und Webparts sorgt somit nicht nur für eine gezielte Bereitstellung von Informationen. Zusätzlich fördert es die Zusammenarbeit, den Wissensaustausch und die Kommunikation im gesamten Unternehmen. Diese Flexibilität und Anpassungsfähigkeit machen das SharePoint-Intranet zu einer leistungsfähigen Plattform, die mit dem Unternehmen wächst und den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

Vorteile eines Intranets mit SharePoint Online

• Zentrale Ablage im SharePoint-Intranet für eine schnelle Auffindbarkeit
  

  Ein SharePoint-Intranet bietet eine Anwendung mit einer zentralen Ablage für alle Dokumente, Vorlagen sowie Inhalte, die Teams oder ganzen Abteilungen zur Verfügung gestellt werden. Die für die Pflege und Aktualisierung der Inhalte zuständigen Redakteure können die Inhalte gezielt und strukturiert verwalten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden stets auf aktuelle Informationen zugreifen können.

• Sekundenschnelle Informationssuche mithilfe von Microsoft mit Copilot
  

  Ein wesentlicher Vorteil eines SharePoint-Intranets ist die leistungsstarke Suchfunktion mit Microsoft Copilot. Wie diese im Detail funktioniert, erfahren Sie in unserem kostenfreien Webinar. In Kombination mit SharePoint ermöglicht Copilot eine umfassende Suche, die nicht nur Dateinamen, sondern den gesamten Inhalt aller Dokumente durchsucht. Diese Integration sorgt dafür, dass Mitarbeitende schnell und gezielt auf Wissen zugreifen können. Das spart wertvolle Zeit und erleichtert den schnellen Zugriff auf erforderliche Informationen und Dokumente.

• Teamarbeit fördern und Kommunikationsbarrieren reduzieren
  

  Ein SharePoint-Intranet steigert die Zusammenarbeit der Teams, indem es allen Beteiligten eine gemeinsame Plattform für den Austausch und die Bearbeitung von Inhalten bietet. Abteilungen können über SharePoint direkt auf alle relevanten Informationen zugreifen und diese in Echtzeit gemeinsam nutzen und aktualisieren. Durch die nahtlose Integration mit Microsoft Teams können Teammitglieder parallel an Aufgaben arbeiten, Inhalte diskutieren und sich direkt über Veränderungen austauschen, ohne Plattformen wechseln zu müssen.

• Anpassungsfähigkeit des SharePoint Intranet an Unternehmensanforderungen
  

  Ein SharePoint-Intranet kann auf die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten und flexibel erweitert werden. So bleibt die Microsoft-Plattform langfristig anpassungsfähig und unterstützt die effiziente Nutzung der Dateien und Dokumente.

• Hohe Sicherheitsstandards und flexible Berechtigungen mit Microsoft SharePoint
  

  Ein Intranet auf der Basis von SharePoint Online setzt hohe Sicherheitsstandards, um sensible Daten zu schützen und den Unternehmen die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien zu erleichtern. Die flexiblen Berechtigungen sorgen dafür, dass nur autorisierte Nutzende auf bestimmte Dokumente und Dateien zugreifen können.

Herausforderungen bei der Implementierung eines SharePoint-Intranets

Die Einführung eines Intranets mit Microsoft SharePoint bringt auch einige Herausforderungen mit sich, die zu berücksichtigen sind:

• Bedarfsgerechte Planung

  Damit ein SharePoint-Intranet den gewünschten Nutzen bringt, ist es entscheidend, wesentliche Schritte wie das Verständnis der Organisationsstruktur, die Analyse bestehender Systeme und eine durchdachte Zeitplanung zu berücksichtigen. Diese Punkte schaffen die Grundlage dafür, dass das Intranet optimal auf die Arbeitsprozesse abgestimmt wird und einen nachhaltigen Mehrwert für die Zusammenarbeit bietet.

• Sorgfältige Definition der Berechtigungen

  Die korrekte Vergabe von Berechtigungen ist eine zentrale Voraussetzung für die Implementierung eines SharePoint-Intranets und bedarf im Vorfeld sorgfältiger Überlegungen. Es muss genau festgelegt werden, wer auf welche Inhalte und Funktionen zugreifen darf, um sensible Daten zu schützen und zu vermeiden, dass Mitarbeitende mit nicht benötigten Informationen überfrachtet werden.

• Webparts gezielt auswählen und integrieren

  Die Wahl der richtigen Webparts ist entscheidend für den Erfolg des Intranets. Unternehmen sollten darauf achten, nur die Funktionen zu integrieren, die den täglichen Arbeitsfluss unterstützen und den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen, ohne dabei eine Reizüberflutung zu verursachen. Im Vordergrund steht somit die Schaffung einer Struktur, mit der die Nutzenden leicht zurechtkommen.

• Zukunftssicheres Intranet schaffen

  Ein Intranet muss mit den Anforderungen, den Strukturen und dem Wissen des Unternehmens wachsen können. Daher ist es wichtig, dass die Microsoft-Plattform nicht nur aktuell, sondern auch in Zukunft anpassbar bleibt.

• Akzeptanz der Mitarbeitenden sicherstellen

  Um die Nutzung des SharePoint-Intranets optimal zu gestalten und sicherzustellen, dass dieses auch tatsächlich genutzt wird, ist es ratsam, im Rahmen der Einführung, ein Onboarding der Mitarbeitenden durchzuführen. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Beteiligten die Leistungen und Vorteile der SharePoint-Plattform verstehen und sie wirksam umsetzen können.

Fazit

Ein Intranet auf Microsoft SharePoint-Basis geht mit zahlreichen Vorteilen und Funktionalitäten für Unternehmen sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einher. Es vereint alle wichtigen Informationen und Dokumente an einem zentralen Ort, wodurch sich Mitarbeitende eine zeitaufwändige Informationssuche sparen und stets Zugriff auf aktuelle Inhalte erhalten. Besonders ideal ist SharePoint für Unternehmen, die bereits M365 im Einsatz haben: In diesem Fall lassen sich vorhandene Anwendungen und Daten direkt integrieren, ohne dass kostenpflichtige zusätzliche Ressourcen oder Tools erforderlich sind.

Damit ein SharePoint-Intranet jedoch über alle Abteilungen hinaus sein volles Potenzial entfaltet, sind einige wichtige Schritte notwendig. Dabei spielen die Maßnahmen vor der eigentlichen Implementierung eine entscheidende Rolle. Von der Auswahl geeigneter Webparts, die den spezifischen Anforderungen Ihrer Teams entsprechen, über die maßgeschneiderte Anpassung an Ihre Unternehmensstruktur bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden – jeder dieser Schritte trägt dazu bei, eine wirklich leistungsfähige und intuitiv nutzbare Plattform zu schaffen. Sie haben Fragen oder sind sich unsicher, wie Sie die Plattform optimal einsetzen können? Dann vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches Gespräch. Wir begleiten Sie und sorgen mit unserer Erfahrung in der Microsoft SharePoint-Implementierung dafür, dass Ihr Intranet von Beginn an einen echten Mehrwert für die Zusammenarbeit bietet.