Ortsunabhängiges Arbeiten und Bring Your Own Device: New Work steht vor der Tür – wir müssen es nur stabil und sicher gestalten

Morgens, 07:30 Uhr in einer deutschen Großstadt im Jahr 2020. Aufstehen, Kaffee trinken, frühstücken, duschen. Heute zur Arbeit fahren oder von der Couch aus arbeiten? Sich mit dem Auto durch die Innenstadt quälen, bei Regen aufs Fahrrad springen oder lieber ein Tee, der eigene Laptop und in der Mittagspause zum Bäcker in der Nachbarschaft? Diese Wahl haben immer mehr Arbeitnehmer:innen, vor allem in Berufen, die vor einem Computer stattfinden. Auch eigene Laptops und Smartphones verdrängen langsam, aber stetig das klassische Diensthandy und den Arbeitslaptop. Was wir über diese Entwicklung wissen müssen, erzählt Michael Hollmann.

Inhalt:

• Die Evolution der Arbeitswelt
• Homeoffice wird zum Anywhere Office: Ist das sicher?
• Wie sieht ein virtueller Arbeitsplatz aus?
• ​​​​​​​​​​​​​​Leiden die Produktivität oder Arbeitsmoral unter dem virtuellen Arbeitsplatz?

Die Evolution der Arbeitswelt: Die Freiheiten wachsen, die Büroflächen schrumpfen

Flexibilität ist ein Zauberwort in der Arbeitswelt. Lange wurde es vor allem von Arbeitnehmer:innen gefordert: örtliche Flexibilität für Versetzungen und Dienstreisen, zeitliche Flexibilität für die eine oder andere Überstunde. Flexibilität ist heute aber auch eine Voraussetzung für eine gute Arbeitgebermarke. Zumindest die Möglichkeit zu haben, im Homeoffice zu arbeiten, ist für viele Büroangestellte inzwischen eine Bedingung – und bleibt es nach der Corona-Pandemie auch. Der Komfort der eigenen vier Wände, der gesparte Arbeitsweg, an einem schlechten Tag zu Hause bleiben oder die Vereinbarkeit von Familie und Beruf – die Vorteile überwiegen.

Mit dieser zunehmenden Erkenntnis werden auch viele Büroflächen schrumpfen. Ein Büro, das genauso viele Arbeitsplätze bereitstellt, wie es Mitarbeiter:innen beschäftigt, wird seltener. AG Kai Anderson, Vorstand der Promerit AG, spricht von einer Reduktion der Büroflächen um 20 Prozent. Und er sagt zu Recht: Wer früher mit der Möglichkeit des Homeoffice positiv hervorstach, fällt jetzt bei unflexiblen Arbeitszeit- und -platzmodellen negativ auf.

Das Büro der Zukunft ist ein Treffpunkt, ein Hauptquartier, ein Kreativ-Hub, aber keine tägliche Pilgerstätte mehr.

Arbeit wird mobiler, weil unsere Endgeräte mobiler und leistungsstärker werden
Der Wunsch, ortsunabhängig zu arbeiten, entsteht aus den materiellen Verhältnissen: Wir wollen mobiler arbeiten, weil wir merken, dass es funktioniert. Erst kam der tragbare Computer, dann das Tablet. Auch mit dem Smartphone können wir heute in Dokumenten kollaborativ arbeiten, Projektmanagement-Software nutzen und Geschäfte abschließen. Wir wollen es, weil wir’s können. Es ist die Verlockung grenzenloser Bewegungsfreiheit im Arbeitsalltag. Diese Entwicklung hat die Corona-Pandemie in vielen Branchen endgültig angestoßen. Der Google-Manager Frederik Pferdt sieht das als „größte Chance unserer Menschheit“. Allerdings brauchen Unternehmen ganzheitliche digitale Antworten für die neuen Workflows.

Die Herausforderung ist, diese neue New-Work-Transformation nicht wild passieren zu lassen, sondern sie durch die richtige Technologie zu begleiten. 

Homeoffice wird zum Anywhere Office: Ist das sicher?

Voraussetzung für sicheres und stabiles Homeoffice ist ein eingerichtetes Device vom Arbeitgebenden. Auf diesem Device sind Daten gespeichert. Deswegen muss jedes einzelne Device, das außerhalb des Büronetzwerkes genutzt wird, aufwendig gesichert sein. Der Nutzende greift mit diesem Device mindestens aus dem eigenen Heimnetz auf Unternehmensdaten zu. Aber spätestens, wenn es dann wirklich standortunabhängiges Arbeiten sein soll, bleiben Restrisiken. In welchen WLAN-Netzen ist der Arbeitnehmende unterwegs, abseits von zu Hause? In Zügen, im Café, am Hotspot im Bahnhof, im Hotel? Was passiert, wenn Sie Ihr geschäftlich genutztes Smartphone oder den Laptop von der Arbeit verlieren? Wir hoffen, möglichst viele von Ihnen antworten jetzt: „Es passiert nichts, der Laptop ist mit einem aufwendigen Passwort und 2-Faktor-Authentifizierung geschützt, kann von einer zentralen Stelle aus gesperrt werden und wichtige Dokumente sind durch Conditional Access geschützt.“ Das ist aber nicht die Realität. Und IT-Sicherheit ist – wir geben es ja zu – aufwendig.

Spätestens bei „Bring Your Own Device“ (BYOD) brauchen wir virtuelle Arbeitsplätze, um die neu gewonnene Freiheit nicht gegen andere neue Ketten zu tauschen
Für Arbeitgebende hat es vordergründig erst einmal große Vorteile, wenn Arbeitnehmende die eigenen Geräte mitbringen: Kostenersparnis, die Mitarbeitenden kennen die Geräte schon, sind vollkommen mobil. Aber wenn Arbeitnehmende nicht nur überall, sondern zukünftig auch mit jedem Gerät arbeiten können sollen, wird es noch komplizierter als beim ortsungebundenen Arbeiten:

• Wie sind private und geschäftliche Daten getrennt?
• Wie funktioniert ein sicherer Zugang zum Unternehmensnetzwerk?
• Wie stellt der Arbeitgeber sicher, dass Spam-, Malware- und Virenschutz funktioniert?
• Wie können IT-Abteilungen die Geräte überhaupt effizient administrieren, Lizenzen verwalten und Updates ausrollen?
• ​​​​​​​Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, das Gerät aber privates Eigentum ist?

Die Konsequenz: Wenn wir ortsunabhängig und unter der Maßgabe „Bring Your Own Device“ arbeiten, ist das so unsicher wie nie zuvor. Für mehr IT-Sicherheit ist der Aufwand hoch: Verschlüsselung, VPNs, eine stimmige Update-Politik, die Möglichkeit zu Fern- und Notlöschungen.

Wir können den New-Work-Risiken aber auch die richtige Technologie entgegensetzen: eine virtualisierte Infrastruktur.

Während IT-Systeme früher im Stile eines Werkzeugkoffers den IT-Bedarf hier und da punktuell stillte und einzelne Prozesse im System verbesserte, gilt es heute Lösungen zu finden, die ganzheitlich die Unternehmen für eine vernetztere und mobilere Zukunft rüsten.

Wie sieht ein virtueller Arbeitsplatz aus?

Eine Technologie wie die Virtual Desktop Infrastructure koppelt das Endgerät von der eigentlichen (Desktop-)Arbeitsumgebung ab. Der eigentliche Desktop inklusive Software und Einstellungen liegt auf einem Server oder einer Cloud bereit. Das Endgerät, zum Beispiel ein Laptop, ist dann nur noch ein Gerät, um sich auf diesem Server einzuloggen. Die Art des Endgerätes ist dabei egal, die Arbeitsumgebung, Desktop, Software, ist immer die gleiche. Denken Sie an eine Trading-Plattform für Aktien im Internet: Dort loggen Sie sich ein und können dann mit und auf dieser Plattform arbeiten: kaufen, verkaufen, einzahlen, abheben, egal ob vom Laptop, Desktop-PC oder Ihrem Smartphone aus. Sie haben keine selbst installierte Software, sondern loggen sich auf einen Server ein, der alles Weitere bereitstellt. Das ist auch das Prinzip der Virtual Desktop Infrastructure: Ihr Laptop ist nur noch der Fernzugriff auf Ihren Werkzeugkasten. Ein Fernglas auf den Desktop, der eigentlich vom Server dargestellt wird. Diese Art des virtuellen Arbeitsplatzes hat massive Vorteile:

Unternehmensdaten werden automatisch gespeichert …,

• … aber nicht auf dem eigenen Gerät, sondern gesichert und verschlüsselt im Rechenzentrum des Unternehmens.
• Neue Mitarbeiter können viel einfacher in die Infrastruktur finden. Sie brauchen nur einen Login und bekommen damit eine fertig eingerichtete Arbeitsumgebung.
• Ihre IT-Abteilung hat es auch einfacher: Sie nutzt ein fertiges Template und stellt es neuen Mitarbeitern frisch und aktuell zur Verfügung.
• Ihre IT kann alle Desktops, die durch die VDI genutzt werden, zentral administrieren.

Leiden die Produktivität oder Arbeitsmoral unter dem virtuellen Arbeitsplatz?

Die Verfechter eines ortsgebundenen Arbeitsplatzes haben oft die Befürchtung, durch ortsunabhängiges Arbeiten gehe Kontrolle und Produktivität verloren. Was die Produktivität angeht: Erhebungen bestätigen das nicht.

Und Kontrolle? Was bietet denn mehr Kontrolle, als virtualisierte Arbeitsplätze? Das Unternehmen hat die volle Datenhoheit. Viele Arbeitsschritte sind dann automatisch dokumentiert und nachvollziehbar. Vieles, was wir sowieso an der Cloud lieben, wird per Virtual Desktop Infrastructure noch einmal konsequent weitergedacht. Weder Kontrolle noch Produktivität geht durch eine Virtual Desktop Infrastructure verloren. Der Gewinn hingegen liegt auf der Hand: Freiheit und Selbstbestimmung für Arbeitnehmer – und dadurch vielleicht eine neue Arbeitskultur, von der alle profitieren.

Eines ist unumstritten: Die Art, wie wir arbeiten, verändert sich aktuell. Diese Veränderungen im deutschen Mittelstand aus der Perspektive der IT sicher, stabil und planbar zu begleiten, ist unsere Aufgabe. Erfahren Sie hier mehr über uns oder stöbern Sie in unserem Magazin oder Blog zu Themen, die uns bewegen.